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Digitaler Dienst der Regierung: Die Merkmale eines Registers

Wir haben über Register als maßgebliche Listen gesprochen, denen man vertrauen kann, aber was meinen wir, wenn wir „Register“ sagen?

In der gesamten Regierung verwalten und speichern wir Daten, die wir benötigen, um unseren Nutzern Dienstleistungen zu erbringen und politische Entscheidungen zu treffen. Wir stellen diese Daten auf unterschiedliche Weise zur Verfügung – von maßgeschneiderten Online-Tools über Datenbankabfragen bis hin zu veröffentlichten Listen. Eine Frage, die uns oft gestellt wird, ist:

Was ist ein Register, und warum ist es mehr als nur eine Datenbank, ein statistischer Bericht oder eine einfache Liste?

Um diese Frage zu beantworten, haben wir begonnen, eine Liste von Merkmalen zusammenzustellen, die auf den Dingen basieren, die wir während unserer frühen Entdeckungs- und Alpha-Arbeit entdeckt haben.

Einiges davon wird ein wenig technisch, aber wir denken, das ist gut so. Es ist ein wichtiger erster Schritt, die technischen Dinge von Anfang an richtig zu machen.

Diese Merkmale werden in den kommenden Monaten verfeinert werden, wenn wir mehr lernen, indem wir mit Menschen zusammenarbeiten, um Beta-Register zu erstellen, aber hier ist unser erster Versuch, sie aufzulisten.

1. Register sind kanonisch und haben einen klaren Grund für ihre Existenz

Ein Register ist die einzige verbindliche Liste einer bestimmten Art von Dingen. Es ist die Quelle dieser Information, die genau und aktuell gehalten wird. So sollte beispielsweise das vom Companies House verwaltete Unternehmensregister die einzige, maßgebliche Stelle sein, an der man Daten findet, die sich direkt auf eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung beziehen, wie z. B. das Datum ihrer Gründung und das Datum ihrer Auflösung sowie eine Verbindung zum eingetragenen Sitz.

Der Zweck eines Registers sollte in den Rahmen der öffentlichen Aufgabe eines Registerführers fallen – seine Kernrolle oder Funktion.

2. Register stellen einen „minimalen lebensfähigen Datensatz“ dar

Ein Register enthält nur die Daten, für die es erstellt wurde, und nichts anderes. Es dupliziert niemals Daten, die in anderen Registern enthalten sind. Register sind mit Daten in anderen Registern verknüpft, um die Notwendigkeit einer Duplizierung zu vermeiden.

Damit diese Verknüpfungen funktionieren, muss jeder Datensatz in einem Register eine stabile, eindeutige Kennung haben. Beispielsweise sollten Register den ISO-3166-alpha-2-Ländercode verwenden, um eindeutig auf ein Land zu verweisen, und sich darauf verlassen, dass das Länderregister den offiziellen Namen des Landes, den lokalen Namen und andere Informationen für den Code enthält.

Register sind langlebig, weil Dienste und andere Register von ihnen abhängen. Ein Register besteht nur aus den Daten. Es ist die Aufgabe der Dienste, die Daten in einer Vielzahl von verschiedenen Arten zu präsentieren, die für die Benutzer sinnvoll sind.

3. Register sind lebendige Listen, nicht einfach veröffentlichte Daten

Register sind digital und können von Menschen oder Maschinen über eine API abgerufen oder durchsucht werden. Die gleichen Daten können bereits in regelmäßigen Abständen als Dokument auf einer Website veröffentlicht werden, aber das ist nicht dasselbe wie der Betrieb eines Registers. So gibt es zum Beispiel eine Melderegisterauskunft oder Datenbank.

Beispielsweise wäre es für einen Entwickler schwierig, die PDF-Datei von Sportverbänden als Auswahl in einem Visumantragsformular zu verwenden. Er müsste bemerken, wenn das Dokument neu veröffentlicht wird, und bei jeder Aktualisierung die gleiche Arbeit des Herunterladens und Verarbeitens des Dokuments wiederholen.

Änderungen an einem Register sollten nicht lange dauern, höchstens ein paar Stunden, um den Verwahrern die Möglichkeit zu geben, einen neuen Eintrag zu prüfen und das Register gegen Betrug und Fehler zu schützen.

Die Register sollten über eine Standardschnittstelle zum Lesen und Abfragen ihres Inhalts verfügen, die den im Diensthandbuch dargelegten API-Grundsätzen folgt.

Es sollte ein klares Verfahren für die Anfechtung von Daten in einem Register geben, das hohe Standards für die Transparenz, die Rechtsprechung und die Bearbeitung anderer Probleme, die von Nutzern mit Registerdaten entdeckt werden, vorsieht.

Registerdaten sollten in einer Vielzahl verschiedener Standarddarstellungen verfügbar sein, darunter JSON für Webentwickler, kommagetrennte Werte (CSV) für Personen, die mit tabellarischen Datenwerkzeugen wie Tabellenkalkulationen arbeiten, und RDF für diejenigen, die Linked-Data-Daten benötigen.

Eine Register-API sollte hochverfügbar sein. Öffentliche Registerdaten sollten von Vermittlern und Web-Clients zwischengespeichert werden können, um die direkte Einbindung des Registers in Live-Dienste zu ermöglichen, und sie sollten für Offline-Anwendungen leicht in großen Mengen heruntergeladen und über eine Streaming-API aktualisiert werden können.

4. Die Register verwenden Standardnamen, die mit anderen Registern konsistent sind.

Wo immer es möglich ist, verwendet ein Register Standardnamen für Felder, um die Suche zu ermöglichen – finden Sie alle Register, die ein Feld „Unternehmen“ enthalten, und suchen Sie – finden Sie alle Einträge in allen öffentlichen Registern, die „Schule:1234“ oder „Unternehmen:9876“ enthalten.

Die in einem Register enthaltenen Daten können sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln: Neue Felder können zu neuen Einträgen in einem Register hinzugefügt werden, solange sie einen sinnvollen Standardwert für Einträge haben und bestehende Feldnamen nicht für einen neuen, anderen Zweck verwendet werden.

5. Register sind in der Lage, die Integrität der Aufzeichnungen zu beweisen

Jeder einzelne Eintrag in einem Register ist unveränderlich und kann über einen „Fingerabdruck“ adressiert werden, der von einem Benutzer als digitaler Nachweis der Aufzeichnung verwendet werden kann.

Ein Eintrag in einem Register ist eine Reihe von Einträgen, die denselben Bezeichner haben. Der letzte Eintrag ist der aktuelle Wert für einen Datensatz. Ältere Einträge für einen Datensatz müssen adressierbar bleiben, aber ihr Inhalt kann entfernt werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Die Aufzeichnung der an einem Register vorgenommenen Änderungen ist transparent und unabhängig überprüfbar.

6. Die Register sind eindeutig als offen, gemeinsam oder privat eingestuft.

Die Privatsphäre eines Registers sollte klar sein und entweder offen, gemeinsam oder privat sein:

– Offene Register sind öffentlich. Die Daten sind für jedermann frei zugänglich, kopierbar und ableitbar, entweder als einzelne Registereinträge oder als vollständiges Register, mit klaren Lizenzbedingungen für die Wiederverwendung

– Gemeinsame Register erlauben den Zugriff auf einen einzelnen Registereintrag. Es wird eine Form der Zugangskontrolle geben, wie z. B. ein Zugangs-Token, die Zahlung einer geringen Gebühr oder die Anmeldung bei GOV.UK Verify

– Private Register enthalten sensible Informationen, auf die die Dienste nicht direkt zugreifen können. Sie können Antworten auf einfache Fragen liefern, die einer Zugangskontrolle unterliegen, wie z. B. „Ist der registrierte Halter dieses Bootes über 21 Jahre alt?“, ohne weitere Details über die Person preiszugeben

– Ein geschlossenes Register enthält Daten, die nur für eine einzige Organisation bestimmt sind, ist verschlossen und nicht direkt mit einem digitalen Dienst verbunden.

– Die Einhaltung der Identitätssicherungsprinzipien bedeutet, dass wir nicht von einem einzigen Personenregister ausgehen, sondern dass in den Registern Personen mit bestimmten Rollen aufgeführt werden können. Zum Beispiel sollte die DVLA weiterhin ein Register der Fahrer und ein Register der Fahrzeughalter führen.

Öffentliche Verzeichnisse sollten nicht auf private Verzeichnisse verweisen. So kann der Direktor einer Schule zwar erwarten, dass er in einem öffentlichen Register für Bildungseinrichtungen aufgeführt wird und dass sein Name auf einem Schild vor der Schule erscheint, aber er würde nicht erwarten, dass sein Reisepass, sein Führerschein, seine Steuernummer oder seine Sozialversicherungsnummer veröffentlicht werden.

7. Register enthalten Rohdaten und keine abgeleiteten Daten

Bei den in einem Register enthaltenen Daten sollte es sich um faktische Rohdaten handeln, nicht um Informationsinhalte, Zählungen, Statistiken oder andere Formen abgeleiteter Daten.

8. Register müssen einen Verwahrer haben

Ein Register sollte direkt einem Nutzerbedürfnis oder einer rechtlichen Verpflichtung entsprechen.

Jemand ist für jedes Register verantwortlich, wie bei The Public Guardian, The Chief Land Registrar und The Registrar General.

Wir werden diese Merkmale im Laufe unserer weiteren Arbeit an den Registern verfeinern und Sie über unsere Ergebnisse auf dem Laufenden halten.